SWOT
DAN POAC
MAKALAH
Diajukan Pada Diskusi Mata Kuliah Manajemen
Lembaga Pendidikan Islam
Pembimbing : Dr. H. Sofwan Manaf, M.Si
Di Susun Oleh :
MUFLIKHUN
AMIR SYAM
PROGRAM STUDI MANAJEMEN PENDIDIKAN
ISLAM
SEKOLAH TINGGI AGAMA ISLAM DARUNNAJAH
JAKARTA
2014 M / 1435 H
BAB I
PENDAHULUAN
A. Latar Belakang
Manajemen
adalah pengendalian dan pemanfaatan semua faktor dan sumber daya yang menurut
suatu perencanaan diperlukan untuk mencapai atau menyelesaikan suatu tujuan
kerja tertentu. Dalam suatu manajemen, terutama manajemen lembaga pendidikan
Islam juga memerlukan suatu perencanaan, pengorganisasian, pelaksanaan dan
pengawasan untuk mengelola dan memajukan suatu organisasi sesuai dengan tujuan
yang ingin dicapai. Yang biasa disebut POAC.
Setelah
melakukan perencanaan, sebaiknya kita melihat SWOT, yaitu kekuatan dan
kelemahan yang terdapat dalam suatu organisasi, sehingga kita dapat
meningkatkan kekuatan tersebut dan mengatasi kelemahan yang ada dengan melihat
peluang-peluang yang mungkin dicapai. Dan mengatasi ancaman-ancaman dari faktor
luar organisasi. Untuk lebih jelas pembahasan mengenai SWOT dan POAC,
selanjutnya dalam makalah ini akan membahas apa itu SWOT dan POAC, serta
hubungan antara keduanya.
B.
Rumusan Masalah
Dalam makalah ini ada beberapa rumusan masalah yang akan diseleseikan dalam
pembahasan SWOT dan POAC, yaitu;
1.
Apa pengertian dari SWOT dan POAC?
2.
Bagaimana sistem perencanaan yang meliputi arti, langkah-langkah dan
strategi?
3.
Bagaimana sistem pelaksanaan strategi dan operasional dalam SWOTdan POAC?
4.
Bagaimana sistem evaluasi dalam SWOT dan POAC?
5.
Apa saja kelebihan dan kekurangan SWOT dan POAC?
C.
Penyelesain Masalah
1.
Mengetahui pengertian dari SWOT dan POAC.
2.
Mengetahui sistem perencanaan yang meliputi arti, langkah-langkah dan
strategi.
3.
Mengetahui bagaimana sistem pelaksanaan strategi dan operasional dalam
SWOTdan POAC.
4.
Mengetahui sistem evaluasi dalam SWOT dan POAC.
5.
Mengetahui kelebihan dan kekurangan SWOT dan POAC.
BAB II
PEMBAHASAN
1. Pengertian SWOT dan POAC
A. Pengertian SWOT
Analisis SWOT
merupakan singkatan bahasa Inggris dari Strengths (kekuatan), Weakness (kelemahan), Opportunities(peluang), dan Threats (ancaman)
adalah metode perencanaan strategis yang digunakan untuk mengevaluasi kekuatan,
kelemahan, peluang, dan ancaman dalam suatu proyek atau suatu spekulasi bisnis.
Analisis SWOT terdiri dari empat faktor yaitu:
a. Strengths (kekuatan)
Merupakan
kondisi kekuatan yang terdapat dalam organisasi, proyek atau konsep bisnis yang
ada. Kekuatan yang dianalisis merupakan faktor yang terdapat dalam tubuh
organisasi, proyek atau konsep bisnis itu sendiri.
b. Weakness (kelemahan)
Merupakan
kondisi kelemahan yang terdapat dalam organisasi, proyek atau konsep bisnis
yang ada. Kelemahan yang dianalisis merupakan faktor yang terdapat dalam
tubuh organisasi, proyek atau konsep bisnis itu sendiri.
c. Opportunities (peluang)
Merupakan kondisi peluang berkembang
di masa datang yang terjadi. Kondisi yang terjadi merupakan peluang dari luar
organisasi, proyek atau konsep bisnis itu sendiri. misalnya kompetitor,
kebijakan pemerintah, kondisi lingkungan sekitar.
d. Threats (ancaman)
Merupakan
kondisi yang mengancam dari luar. Ancaman ini dapat mengganggu organisasi,
proyek atau konsep bisnis itu sendiri.
setelah itu dibuat pemetaan analisis SWOT maka
dibuatlah tabel matriks dan ditentukan sebagai tabel informasi SWOT. Kemudian
dilakukan pembandingan antara faktor internal yang meliputi Strengths dan Weakness dengan faktor luar meliputiOpportunities dan Threats. Setelah itu kita bisa melakukan strategi
alternatif untuk dilaksanakan. Strategi yang dipilih merupakan strategi yang
paling menguntungkan dengan resiko dan ancaman yang paling kecil.
Selain pemilihan
alternative, analisis SWOT juga bisa digunakan untuk melakukan perbaikan dan
improvisasi dengan mengetahui kelebihan (Strengths dan Opportunities)
dan kelemahan kita (Weakness dan Threats), maka kita melakukan strategi
untuk melakukan perbaikan diri.
Mungkin salah satu strateginya dengan
meningkatkan Strengths dan Opportunities atau melakukan
strategi yang lain yaitu mengurangi Weakness dan Threats.
B. Pengertian POAC
Secara umum
dunia manajemen menggunakan prinsip POAC (Planning, Organizing, Actuating,
Controlling), prinsip manajemen ini banyak digunakan oleh organisasi dewasa
ini untuk memajukan dan mengelola organisasi mereka.
a. Planning
Yang dimaksud dengan planning disini adalah
rencana awal atau tujuan awal yang jelas. Dalam perencanaan ada beberapa faktor
yang harus dipertimbangkan, yaitu harus SMART
S : Specific
artinya perencanaan harus jelas maksud
maupun ruang lingkupnya. Tidak terlalu melebar dan terlalu idealis.
M
: Measurable
artinya program kerja atau rencana
harus dapat diukur tingkat keberhasilannya
A : Achievable
artinya
dapat dicapai, jadi bukan angan-angan.
R :
Realistic
artinya
sesuai dengan kemampuan dan sumber daya yang ada. Tidak terlalu mudah dan tidak
terlalu sulit, tetapi tetap ada tantangan.
T
: Time
artinya
ada batas waktu yang jelas. Mingguan, bulanan, triwulan, semesteran, atau
tahunan, sehingga mudah dinilai dan dievaluasi.
b. Organizing
Agar tujuan
tercapai maka dibutuhkan pengorganisasian. Dalam perusahaan biasanya diwujudkan
dalam bentuk bagan organisasi. Yang kemudian di pecah menjadi berbagai jabatan.
Semakin tinggi suatu jabatan biasanya semakin tinggi tugas, tanggung jawab, dan
wewenangnya. Dengan pembagian tugas tersebut maka pekerjaan menjadi ringan.
Berat sama di pikul, ringan sama di jinjing. Disinilah salah satu prinsip dari
manajemen yaitu membagi tugas sesuai dengan keahliannya masing-masing.
c. Actuating
Perencanaan dan
pengorganisasian yang baik kurang berarti bila tidak diikuti dengan pelaksanaan
kerja. Untuk itu maka dibutuhkan kerja keras, kerja cerdas, dan kerjasama.
Semua sumber daya manusia yang ada harus dioptimalkan untuk mencapai visi, misi
dan program kerja organisasi. Pelaksanaan kerja harus sejalan dengan rencana
kerja yang telah disusun. Kecuali memang ada hal-hal khusus, sehingga perlu
dilakukan penyesuaian. Setiap SDM harus bekerja sesuai dengan tugas, fungsi dan
perannya masing-masing.
d. Controlling
Agar pekerjaan
berjalan sesuai dengan visi, misi, aturan dan program kerja maka dibutuhkan
pengontrolan. Baik dalam bentuk supervisi, pengawasan, inspeksi hingga audit.
Kata-kata tersebut memang memiliki makna yang berbeda, tapi yang terpenting
adalah bagaimana sejak dini dapat diketahui penyimpangan-penyimpangan yang
terjadi. Baik dalam tahap perencanaan, pelaksanaan maupun pengorganisasian.
Sehingga dengan hal tersebut dapat segera dilakukan koreksi, antisipasi dan
penyesuaian-penyesuaian sesuai dengan situasi, kondisi dan perkembangan zaman.
2. Perencanaan : arti, langkah-langkah dan
strategi
A. Arti
Menurut Mondy dan Premeaux
(1995:138) menjelaskan bahwa perencanaan merupakan proses menentukan apa yang
seharusnya dicapai dan bagaimana mewujudkannya dalam kenyataan.[1]
Menurut Yahezkel Dior dalam
A.Faludi (1978) mengemukakan “planning is the process of preparing a set of
decision for action in the future directed at a chieving goals by prefereable
means “ (perencanaan adalah proses mempersiapkan seperangkat keputusan
tentang kegiatan-kegiatan untuk masa yang akan datang dengan diarahkan pada
pencapaian tujuan-tujuan melalui penggunaan sarana yang tersedia.[2]
Dalam arti yang lain, perencanaan
adalah proses kegiatan rasional dan sistemik dalam menetapkan keputusan,
kegiatan atau langkah-langkah dalam menetapkan keputusan, kegiatan atau
langah-langkah yang akan dilaksanakan dikemudian hari dalam rangka usaha
mencapai tujun secara efektif dan efisien.
B. Langkah-langkah
Langkah-langkah dalam
perencanaan meliputi hal-hal sebagai berikut :
a. Menentukan
dan merumuskan tujuan yang hendak dicapai.
b.
Meneliti masalah-masalah atau pekerjaan-pekerjaan yang akan dilakukan.
c. Mengumpulkan
data dan informasi-informasi yang diperlukan.
d.
Menentukan tahap-tahap atau rangkaian tindakan.
e. Merumuskan bagaimana masalah-masalah
itu akan dipecahkan dan bagaimana pekerjaan-pekerjaan
itu akan diselesaikan.
C. Strategi
Perencanaan merupakan salah satu
empat fungsi manajemen yang penting dan saling terkait satu sama lain.
Berbicara tentang perencanaan, kita dihadapkan pada pertanyaan apakah suatu
rencana berjalan dengan baik atau tidak. Pertanyaan mendasar ini kiranya aktual
diajukan manakala kita melihat realitas keseharian yang menunjukkan banyaknya
kegagalan akibat perencanaan yang salah dan tidak tepat. Kesalahan perencanaan
dapat berada pada awal perencanaan itu sendiri ataupun pada saat proses
perencanaan itu berlangsung.
Proses perencanaan dalam
manajemen merupakan aktivitas yang berusaha memikirkan apa saja yang akan
dikerjakannya, berapa ukuran dan jumlahnya, siapa saja yang akan melaksanakan
dan mengendalikannya agar tujuan organisasi dapat tercapai. Gagasan mengenai
perencanaan pada awalnya berkembang dari pemikiran ekonomi yang didasarkan pada
masalah kebutuhan, yakni bagaimana pengaturan sumber-sumber yang terbatas dari
suatu kebutuhan yang besar, luas dan terus berkembang. Dalam konteks ini
termuat dimensi kalkulasi, prediksi dan pengaturan. Ada dua tipe dasar
perencanaan dasar yaitu (James Af Stoner dan R . Edward Freeman, 1994) :
1.
Perencanan strategis, perencanaan yang dilakukan oleh para manajer puncak dan
menengah untuk mencapai tujuan organisasi yang lebih luas, dan
2.
Perencanaan operasional, perencanaan yang memperlihatkan bagaimana perencanan
strategis akan diimplementasikan dalam kegiatan sehari – hari.
3. Pelaksanaan
: Strategi dan Operasional
Actuating adalah suatu tindakan untuk mengusahakan agarsemua agar semua
anggota kelompok berusaha untuk mencapaisasaran yang sesuai dengan perencanaan
manejerial dan usaha-usaha organisasi. Jadi actuating artinya menggerakkan
orang-orang agar mau bekerja dengan sendirinya atau dengan kesadaran secara
bersama-sama untuk mencapai tujuan dikehendaki secara efektif. Dalam hal ini
yang dibutuhkan adalah kepemimpinan. Actuating adalah Pelaksanaan
untuk bekerja.
Dari seluruh rangkaian proses manajemen, pelaksanaan (actuating) merupakan
fungsi manajemen yang paling utama. Dalam fungsi perencanaan dan
pengorganisasian lebih banyak berhubungan dengan aspek-aspek abstrak proses
manajemen, sedangkan fungsi actuating justru lebih menekankan pada kegiatan
yang berhubungan lansung dengan orang-orang dalam organisasi.
4. Evaluasi
Evaluasi sama pentingnya dengan fungsi-fungsi
manajemen lainnya, yaitu perencanaan, pengorganisasian atau pelaksanaan,
pemantauan (monitoring) dan pengendalian. Terkadang fungsi monitoring dan
fungsi evaluasi, sulit untuk dipisahkan. Penyusunan sistem dalam organisasi dan
pembagian tugas, fungsi serta pembagian peran pihak-pihak dalam organisasi,
adakalanya tidak perlu dipisah-pisah secara nyata. Fungsi manajemen puncak
misalnya, meliputi semua fungsi dari perencanaan sampai pengendalian. Oleh
karena itu, evaluasi sering dilakukan oleh pimpinan organisasi dalam suatu
rapat kerja, rapat pimpinan, atau temu muka, baik secara reguler maupun dalam
menghadapi kejadian-kejadian khusus lainnya.
Sebagai bagian dari fungsi manajemen, fungsi
evaluasi tidaklah berdiri sendiri. Fungsi-fungsi seperti fungsi pemantauan dan
pelaporan sangat erat hubungannya dengan fungsi evaluasi. Di samping untuk
melengkapi berbagai fungsi di dalam fungsi-fungsi manajemen, evaluasi sangat
bermanfaat agar organisasi tidak mengulangi kesalahan yang sama setiap kali.
Organisasi yang gagal mengidentifikasi kesalahan
yang sama yang dilakukan secara terus menerus, tidak akan tumbuh dan berkembang
sebagai organisasi yang unggul. Jadi secara umum, jika tidak dihadapkan pada
suatu pertanyaan mengapa perlu dilakukan evaluasi? Terdapat beberapa jawaban
seperti berikut:
1.
Karena evaluasi merupakan fungsi manajemen
2.
Karena evaluasi merupakan mekanisme umpan balik bagi perbaikan
3.
Karena evaluasi akan dapat menghindarkan organisasi dari mengulangi kesalahan
yang sama
4.
Karena evaluasi akan dapat menemukan dan mengenali berbagai masalah yang ada di
dalam organisasi dan mencoba mencari solusinya.
Evaluasi adalah proses pengumpulan dan analisis
data secara sistematis yang diperlukan dalam rangka pengambilan keputusan, GAO
(1992:4). Evaluasi akan menghasilkan umpan balik dalam kerangka efektivitas
pelaksanaan kegiatan organisasi. Menurut Department of Health & Human
Services, evaluasi adalah proses untuk mengumpulkan informasi. Sebagaimana
dengan proses pada umumnya, evaluasi harus dapat mendefinisikan
komponen-komponen fase dan teknik yang akan dilakukan.
Pengertian lain dikemukakan oleh Peter H. Rossi
(1993:5) menyebutkan bahwa evaluasi merupakan suatu aplikasi penilaian yang
sistematis terhadap konsep, desain, implementasi, dan manfaat aktivitas dan
program dari suatu organisasi. Dengan kata lain, evaluasi dilakukan untuk
menilai dan meningkatkan cara-cara dan kemampuan berinteraksi organisasi yang
pada akhirnya akan meningkatkan kinerjanya.
Evaluasi adalah proses penilaian yang
sistematis, pemberian nilai, atribut, apresiasi dan pengenalan permasalahan
serta pemberian solusi atas permasalahan yang ditemukan. Dalam berbagai hal,
evaluasi dilakukan melalui monitoring terhadap sistem yang ada. Namun demikian,
evaluasi kadang-kadang tidak dapat dilakukan dengan hanya menggunakan informasi
yang dihasilkan oleh sistem informasi pada organisasi saja.
5. Kelebihan
dan kekurangan SWOT dan POAC
A. Kelebihan
SWOT dan POAC
Dengan
adanya Swot dan Poac maka suatu organisasi bisa menjalankan organisasinya
dengan langkah-langkah yang baik dan benar. Sehingga suatu organisasi itu bisa
berkembang sesuai dengan tujuan yang telah direncanakan.
B. Kekurangan
SWOT dan POAC
Kekurangannya
mungkin hanya dibutuhkan kesepakan yang deal antara pemikiran ketua dengan
anggota-anggotanya sehingga bisa menghasilkan sesuatu yang sejalan.
DAFTAR PUSTAKA
Mulyono,
M.A. Manajemen Administrasi dan Organisasi Pendidikan (Yogyakarta :
Ar-Ruzz Media, 2008) hal. 25
Drs.
Ngalim Purwanto. Admnistrasi dan Supervisi Pendidikan (Bandung : Remaja
Rosdakarya. 2009) hal. 15
Drs.
Syamsuddin, M.Pd, Manajemen Lembaga Pendidikan Islam (Jakarta : Ciputat
Press. 2005) hal. 61
Prof. H.
D Sudjana, S., Manajeman Program Pendidikan untuk Pendidikan Non Formal dan
Pengembangan Sumber Daya Manusia (Bandung : Falah Production, 2004) hal.58
Tidak ada komentar:
Posting Komentar